BCP en communicatie in geval van crisis

Wanneer een BCP dient te worden geactiveerd, moeten de BCP-verantwoordelijken de desbetreffende procedures van hun eigen dienst strikt toepassen. Maar alle personeelsleden, ook de collega's die niet onmiddellijk in het plan zijn opgenomen, dienen de richtlijnen goed te kennen in het bijzonder deze in verband met interne en externe communicatie. Het is uiterst belangrijk dat u allemaal weet hoe u de nodige informatie en instructies kan verkrijgen en welke houding u dient aan te nemen tegenover mogelijke contacten met de pers.

INTERNE COMMUNICATIE

In geval van een BCP zal u op één van de volgende manieren verwittigd worden:
 

  • per mail of, indien het informaticanetwerk niet meer functioneert, door middel van affiches op strategische plaatsen in het gebouw; per fax naar de regionale kantoren en het DC Jette. 
  • per fax en/of door affiches op de ingangsdeuren van de gebouwen van de Nationale Loterij. 
  • via het alarmsysteem (sirene) in geval van evacuatie. Het bericht dat per mail, per fax en/of door middel van affiches wordt verspreid, zal het type BCP vermelden dat geactiveerd wordt (Belliard, Jette of regionaal kantoor) evenals de betrokken afdelingen en de te treffen maatregelen.

De betrokken BCP-verantwoordelijken dienen - van zodra het Crisis Management Team hen heeft gecontacteerd - zich te begeven naar het back-up-centrum aangeduid in hun BCP. De BCPverantwoordelijken evenals het management zullen regelmatig per mail of per telefoon geïnformeerd worden over de evolutie van de situatie.

De personeelsleden die niet betrokken zijn bij het BCPvan hun dienst dienen de instructies af te wachten. Naargelang de aard en de ernst van de crisis kan het zijn dat u gevraagd wordt naar huis te gaan. U houdt zich in dit geval wel ter beschikking van uw collega's. We vragen u om zelf op regelmatige basis stappen te ondernemen om u te informeren over de situatie. Dit kan via de volgende bronnen:
 

  • Telefoon: wanneer het gebouw in Belliard geheel of gedeeltelijk onbruikbaar of ontoegankelijk is, dienen we ons naar het DC Jette te begeven. U kunt zich informeren op het nummer 02 238 46 45 (de lijnen worden automatisch doorgeschakeld naar het nummer van de interne communicatie die zich in Jette bevindt);  wanneer het gebouw in Jette geheel of gedeeltelijk onbruikbaar of ontoegankelijk is, dienen we ons naar Belliard te begeven. U kunt zich informeren op het nummer 02 475 32 50 (de lijnen worden automatisch doorgeschakeld naar de centrale van de Belliardstraat). 
  • Web: via de pagina "BCP" van de Website van de Nationale Loterij: www.nationale-loterij.be/BCP. 
  • Post: gelieve in een crisissituatie zeker iedere dag uw persoonlijke post na te kijken.  Indien er zich in een regionaal kantoor een probleem voordoet, zullen de medewerkers telefonisch op de hoogte worden gebracht door hun verantwoordelijke of door de interne communicatie. Het regionale kantoor van Brussel doet dienst als back-up-centrum voor alle regionale kantoren. Zoals de andere diensten van Jette zal het regionale kantoor van Brussel naar Belliard uitwijken.  

EXTERNE COMMUNICATIE /HOUDING TEGENOVER DE PERS

Alle contacten met de media dienen op een professionele manier te gebeuren om het imago van de Nationale Loterij niet te schaden. In geval van een crisis bij de Nationale Loterij zou het kunnen dat sommigen onder u gecontacteerd worden door journalisten (per telefoon, aan de ingang van het gebouw…).
In dat geval wordt u gevraagd om dezelfde regels te respecteren als in normale omstandigheden: u onthoudt zich van elke commentaar en u verwijst onmiddellijk naar de woordvoerders van de Nationale Loterij :